Een managementdashboard moet antwoorden geven, geen cijfers verzamelen
Een dashboard met twintig grafieken levert niet automatisch betere sturing op. Het begint bij de vragen die het management regelmatig moet beantwoorden en bij de cijfers die daarvoor betrouwbaar beschikbaar zijn. Pas dan is duidelijk wat er op het scherm hoort.
Waar wil je op sturen?
Kies een stuurgebied. Per gebied staat welke vragen een dashboard moet kunnen beantwoorden, welke bronnen daarvoor nodig zijn en welke KPI’s daarbij passen. Het is een startpunt voor het gesprek.
Vragen die je ermee beantwoordt: halen we de begroting en waar wijken we af? Welke marge maken we per klant of project? Hoe ontwikkelt de cashpositie zich de komende weken?
Databronnen die meestal nodig zijn
KPI’s die hier zinvol zijn
- Omzet en marge tegenover budget
- Kosten per kostenplaats
- Cashflowprognose per week
Vragen die je ermee beantwoordt: hoeveel omzet zit er realistisch in de pipeline? Welke klanten groeien en welke lopen terug? Klopt de forecast met wat later wordt gefactureerd?
Databronnen die meestal nodig zijn
KPI’s die hier zinvol zijn
- Pipeline per fase en verwachte sluitdatum
- Conversie per fase
- Omzet per klant tegenover vorig jaar
- Forecast tegenover realisatie
Vragen die je ermee beantwoordt: hebben we volgende week genoeg capaciteit? Leveren we op tijd, en waar niet? Waar ontstaat uitval of herstelwerk?
Databronnen die meestal nodig zijn
KPI’s die hier zinvol zijn
- Bezetting en beschikbare capaciteit
- Leverbetrouwbaarheid (op tijd en compleet)
- Doorlooptijd per order
- Uitval en herstelwerk
Vragen die je ermee beantwoordt: hoeveel geld zit er vast in voorraad? Welke artikelen dreigen op te raken? Welke voorraad beweegt al maanden niet?
Databronnen die meestal nodig zijn
KPI’s die hier zinvol zijn
- Voorraadwaarde per categorie
- Omloopsnelheid per artikelgroep
- Verwachte tekorten
- Incourante voorraad
Vragen die je ermee beantwoordt: wat wijkt deze week af van normaal? Welke trend vraagt om een besluit? Waar zit een risico dat nog niemand heeft gemeld?
Databronnen die meestal nodig zijn
KPI’s die hier zinvol zijn
- Beperkte set kern-KPI’s tegenover doel
- Uitzonderingen boven een afgesproken grens
- Trend over twaalf maanden
- Doorklik naar de onderliggende afdeling
Meer KPI’s is niet beter
Een scherm waar alles op staat, wordt na een paar weken niet meer geopend. Een dashboard dat wel wordt gebruikt, voldoet aan een paar voorwaarden.
- BusinessvraagWaar moet het management op kunnen sturen?
- KPI en definitieWelk getal beantwoordt die vraag, en hoe wordt het precies berekend?
- DataUit welke bron komt het, hoe vaak, en is het betrouwbaar genoeg?
- DashboardPas hier wordt gebouwd: de juiste cijfers, in de juiste vorm.
- ActieEen besluit, een gesprek of een correctie. Daar was het om te doen.
Het dashboard komt pas als vierde stap. Wie begint bij het bouwen, slaat de eerste drie over en krijgt veel grafieken en weinig antwoord.
Waar past Qlik hierin?
De vragen, definities en data komen eerst en zijn onafhankelijk van de tool. Voor de bouw werkt QDTA vooral met Qlik Cloud en Qlik Sense, omdat een managementdashboard vrijwel altijd cijfers uit meerdere systemen combineert en het platform daarvoor is gemaakt. Werkt jouw organisatie met een ander platform, dan blijft de aanpak hetzelfde.
- Meerdere bronnen in één model. Financieel, sales en operatie staan zelden in hetzelfde systeem. Qlik combineert ze in één datamodel, zodat marge per klant naast leverbetrouwbaarheid staat. Zie data combineren.
- Van totaal naar oorzaak. Klik op een afwijkende maand en zie direct welke klanten, producten of vestigingen erachter zitten.
- Definities op één plek. Berekeningen staan als master items en in het laadscript, één keer vastgelegd, en gelden voor ieder rapport.
- Signaleren en verspreiden. Alerts bij een overschrijding en vaste rapportages die automatisch worden verstuurd, vanuit Qlik Cloud.
Veelgestelde vragen
Welke KPI’s horen op een managementdashboard?
De KPI’s die nodig zijn voor de beslissingen die het management periodiek neemt: een beperkte set per gebied, financieel, commercieel en operationeel. Wat er bij jullie op hoort, volgt uit de vragen die nu iedere maand terugkomen.
Hoeveel KPI’s zijn logisch?
Voor een overzichtsscherm meestal vijf tot tien, verdeeld over niveaus: totaal, afdeling en detail. Een scherm waar alles tegelijk op staat, wordt in de praktijk niet gebruikt.
Kan data uit meerdere systemen worden gecombineerd?
Ja, en meestal is dat nodig: het budget staat in Excel, de realisatie in de boekhouding, de pipeline in het CRM. Dat vraagt een datamodel met vaste sleutels tussen de bronnen; zie data combineren. Lees ook: Wat is een datamodel?
Hoe vaak kan een dashboard verversen?
Technisch is ieder interval mogelijk, van meerdere keren per dag tot maandelijks. De frequentie moet passen bij de beslissing en bij het moment waarop de bron compleet is. Een dagelijkse marge op een boekhouding die maandelijks wordt afgesloten, geeft vooral ruis.
Is Qlik noodzakelijk?
Nee. De vragen, definities en data komen eerst. QDTA werkt vooral met Qlik en zet dat in als het past bij de bronnen en de organisatie. Wil je het vraagstuk bespreken zonder platformkeuze, kijk dan bij Business Intelligence consultancy. Lees ook: Wanneer heb je een Qlik consultant nodig?
Op welke vragen wil je kunnen sturen?
In een gesprek van een half uur lopen we de vragen door die het management nu regelmatig stelt en kijken we welke cijfers daarvoor beschikbaar zijn.