Stop met iedere maand dezelfde rapportage bouwen
Exporteren, plakken, formules bijwerken, controleren, versturen. En volgende maand opnieuw. Een geautomatiseerd informatieproces doet dat werk elke periode zelf, zodat de tijd naar de cijfers gaat in plaats van naar het bouwen van het rapport.
Herkenbaar?
De maandrapportage komt er wel, maar tegen een vaste prijs in uren en met een foutkans die niemand ziet. Zo verschuift het werk.
Handmatig
iedere maand, door mensen- ERP
- Export
- Excel
- Correcties
- Controle
- Rapport
- volgende maand opnieuw
Geautomatiseerd
iedere nacht, vanzelf- Databronnen
- Centrale logica
- Automatisch rapport
- Distributie
- alleen afwijkingen onderzoeken
Excel blijft voor eenmalige analyses. Wat verdwijnt, is Excel als vaste schakel in een terugkerend proces waar de organisatie op stuurt.
Waar zit jouw grootste tijdverlies?
Kies de stap die bij jullie de meeste uren kost. Per stap staat wat er speelt en hoe het anders kan.
Herkenbaar: iedere periode dezelfde exports uit drie systemen, elk met eigen kolomnamen, periodes en uitzonderingen.
Aanpak: bronnen worden automatisch en op een vast moment uitgelezen via connectors of een gateway. Exporteren door mensen verdwijnt uit het proces, ook voor Excel-bestanden die op een vaste plek staan.
Herkenbaar: tientallen tabbladen, verwijzingen naar andere bestanden en één persoon die precies weet hoe het werkt.
Aanpak: bronnen koppelen op vaste sleutels (klant, artikel, periode) en de businesslogica één keer vastleggen in een datamodel. Een nieuwe vraag wordt een selectie, geen nieuw bestand.
Herkenbaar: iedere maand natellen of de totalen aansluiten op het grootboek, omdat het ooit een keer misging.
Aanpak: aansluitingen, volledigheid van periodes en vestigingen en uitschieters worden automatische controles die zich alleen melden als er iets afwijkt.
Herkenbaar: dezelfde PowerPoint of PDF opnieuw vullen, met een discussie over welke versie de goede is.
Aanpak: vaste rapportages en dashboards draaien op hetzelfde model. De opmaak is één keer ingericht en daarna altijd actueel, van directierapport tot weekcijfers.
Herkenbaar: bijlagen per mail, drie correctierondes en niemand die nog weet welke versie de actuele is.
Aanpak: abonnementen sturen het rapport op een vast moment als PDF of Excel. Wie wil doorklikken opent het dashboard, en alerts melden afwijkingen op het moment dat ze ontstaan.
Twijfel je welke stap het meeste oplevert? In een half uur lopen we het huidige proces door.
Hoe pakken we dit aan?
Inventarisatie
Welke rapportages zijn er, uit welke bronnen komen ze en waar zitten de handmatige stappen en correcties.
Eén rapportage eerst
De rapportage met het meeste handwerk bouwen we als eerste opnieuw, van bron tot verzending.
Parallel draaien
Eén periode loopt de nieuwe versie naast het oude bestand, zodat de cijfers vergeleken kunnen worden.
Overdragen en uitbreiden
Documentatie en uitleg aan je eigen mensen. De volgende rapportages draaien meestal op hetzelfde model.
Waar past Qlik hierin?
Voor het automatiseren van rapportages werkt QDTA voornamelijk met Qlik Cloud en Qlik Sense, omdat het platform het hele proces afdekt. Niet elk rapportageprobleem vraagt om een BI-platform: als één terugkerende export het knelpunt is, zeggen we dat en lossen we het kleiner op.
- Ophalen en verwerken. Connectors voor Exact Online, AFAS, SQL-databases, API’s en Excel, geplande reloads en de Qlik Data Gateway voor bronnen op een eigen server. Businesslogica staat één keer in het laadscript.
- Eén model voor alles. Maandrapportage en dagelijks dashboard tonen dezelfde cijfers en gebruikers klikken door naar de onderliggende regels.
- Verspreiden en signaleren. Qlik Reporting verstuurt vaste rapportages als PDF of Excel, alerts melden afwijkingen en Qlik Application Automation stuurt terugkerende handelingen aan.
Veelgestelde vragen
Moeten we Excel afschaffen?
Nee. Excel blijft het gereedschap voor eenmalige analyses. Wat verdwijnt is Excel als vaste schakel in een terugkerend rapportageproces, omdat daar de uren, de fouten en de afhankelijkheid zitten. Lees ook: Van Excel-chaos naar geautomatiseerde rapportages
Hoe lang duurt het voordat de eerste rapportage automatisch loopt?
Dat hangt af van het aantal bronnen en de staat van de data. We beginnen bewust met één rapportage: binnen een week staan de eerste resultaten, zodat je ziet wat het oplevert voordat de rest volgt.
Kan dit ook zonder nieuw BI-platform?
Soms. Bij één export of één koppeling kan een geplande query of kleine automatisering genoeg zijn. Zodra meerdere bronnen, definities en ontvangers meespelen, is een centrale BI-omgeving meestal de betere en goedkopere route.
Werkt dit met Exact Online of AFAS?
Ja, voor beide bestaan bewezen koppelingen. Voor Exact Online is er een kant-en-klare quickstart met financiële dashboards als startpunt.
Wat gebeurt er met de controles die we nu handmatig doen?
Die worden onderdeel van het proces: aansluitingen op het grootboek, volledigheid en signalering van uitschieters draaien automatisch mee en melden zich alleen bij een afwijking.
Welke rapportage kost jullie iedere maand de meeste tijd?
In een gesprek van een half uur lopen we het huidige proces door en zie je wat er te automatiseren valt, en wat niet.