Waarom heeft iedereen een ander cijfer?
Finance rapporteert 8,2 miljoen. Sales ziet 8,5 miljoen. Beide cijfers kunnen technisch kloppen, omdat ze op een andere definitie, bron of filter zijn gebaseerd. Zolang dat niet is uitgezocht, gaat de vergadering over de cijfers in plaats van over het besluit.
De berekening klopt in alle drie de gevallen; niemand bedoelt alleen exact hetzelfde.
Waar ontstaat het verschil?
Zes oorzaken die in vrijwel iedere organisatie voorkomen, vaak twee of drie tegelijk. Kies de oorzaak die het meest lijkt op jullie situatie.
Wat er gebeurt: sales telt omzet op orderdatum, finance op factuurdatum en de directie denkt aan wat geleverd is. Drie versies die alle drie te verdedigen zijn.
Welk risico ontstaat: discussie over wie gelijk heeft, terwijl niemand fout zit. Besluiten wachten tot het is uitgezocht.
Wat er nodig is: één definitie per KPI, met een eigenaar, zichtbaar in het rapport zelf: omzet op factuurdatum, exclusief btw, zonder intercompany.
Wat er gebeurt: ERP, CRM en een Excel-lijst bevatten elk een versie van dezelfde klant of order, en ze lopen niet gelijk.
Welk risico ontstaat: rapporten uit verschillende bronnen zijn niet vergelijkbaar, en een correctie in het ene systeem komt niet in het andere terecht.
Wat er nodig is: per gegeven één leidende bron: klanten uit het CRM, omzet uit de boekhouding, voorraad uit het ERP. Andere systemen tonen die gegevens; de leidende bron bepaalt ze.
Wat er gebeurt: retouren, interne leveringen, geannuleerde orders en proefaccounts: het ene rapport sluit ze uit, het andere telt ze mee.
Welk risico ontstaat: verschillen die niemand kan verklaren, omdat het filter verborgen zit in de opbouw van het rapport.
Wat er nodig is: standaardfilters horen bij de definitie van de KPI en niet bij de persoon die het rapport heeft gebouwd.
Wat er gebeurt: een boeking wordt in Excel rechtgezet in plaats van in het bronsysteem. Volgende maand opnieuw, door iemand anders.
Welk risico ontstaat: het rapport klopt, de bron niet. Na een verversing of personeelswissel is de correctie weg of onverklaarbaar.
Wat er nodig is: corrigeren in de bron, of als vaste en gedocumenteerde regel in de datalaag. Excel als correctielaag verdwijnt uit het proces.
Wat er gebeurt: dezelfde klant staat drie keer in het CRM, artikelcodes verschillen per vestiging en kostenplaatsen wisselen van naam.
Welk risico ontstaat: totalen per klant of product zijn te laag of dubbel, en groeperingen kloppen niet.
Wat er nodig is: een eigenaar per stamgegeven, een vaste sleutel per klant en artikel, en een koppeltabel waar systemen afwijken.
Wat er gebeurt: de boekhouding wordt ’s nachts ververst, het CRM live en het weekrapport op vrijdagmiddag. Iedereen kijkt naar een ander moment.
Welk risico ontstaat: cijfers die ’s ochtends overeenkwamen, verschillen ’s middags. De discussie gaat over versies in plaats van over de inhoud.
Wat er nodig is: één verversmoment per rapportage, zichtbaar op het rapport, en de periodeafsluiting als vast ijkpunt voor financiële cijfers.
Eén waarheid begint niet met één dashboard
Een nieuw dashboard op dezelfde onduidelijke definities levert een vierde cijfer op. Wat werkt, is een korte reeks afspraken, vastgelegd op de plek waar de cijfers ontstaan: governance in de praktische vorm, zonder beleidsdocument van veertig pagina’s.
Definiëren
Per KPI die ertoe doet: wat telt mee, per welke datum, en wie de eigenaar is. Begin bij de drie KPI’s met de meeste discussie.
Bron aanwijzen
Voor ieder gegeven één leidende bron. Klanten uit het CRM, omzet uit de boekhouding, voorraad uit het ERP.
Logica centraliseren
Definities, filters en correctieregels één keer gebouwd in een centrale datalaag, in plaats van opnieuw in ieder rapport.
Controleren en beheren
Vaste controles op aansluiting met de bron, een zichtbaar verversmoment en een eigenaar die wijzigingen beoordeelt.
De volgorde is bewust. Wie begint bij de techniek, bouwt de bestaande verschillen netjes in. Wie begint bij de definities, ziet meestal snel waar het verschil vandaan komt. Vaak is dat het startpunt voor een managementdashboard dat wel wordt vertrouwd.
Waar past Qlik hierin?
Als de brondata structureel verkeerd wordt vastgelegd, lost een BI-platform dat niet vanzelf op. Wat Qlik wel doet: de verschillen tussen systemen zichtbaar maken en zorgen dat een afspraak, eenmaal gemaakt, in ieder rapport wordt toegepast. QDTA zet het in als de datalaag waarin de definities uit de vier stappen landen.
- Eén datamodel voor meerdere bronnen. ERP, CRM en Excel in één model op vaste sleutels. Verschillen tussen systemen komen boven tafel in plaats van te worden weggemiddeld. Zie data combineren.
- Definities op één plek. Berekeningen staan als master items en in het laadscript. De definitie van omzet is één keer vastgelegd en geldt voor ieder rapport.
- Traceerbare berekeningen. Van een totaal doorklikken naar de regels erachter, met de bron en het verversmoment erbij. Een afwijking is te verklaren in plaats van te betwisten.
- Governance in Qlik Cloud. Spaces, rollen en gepubliceerde apps bepalen wie wat mag zien en wijzigen, zodat een definitie niet per gebruiker afwijkt. Zie Qlik Cloud.
Veelgestelde vragen
Waarom verschillen cijfers tussen afdelingen?
Meestal door een combinatie van de zes oorzaken hierboven: een andere definitie, bron, filter of verversmoment. De berekening zelf is zelden fout; daarom begint het oplossen bij de definitie.
Wat is één versie van de waarheid?
Eén set afgesproken definities en leidende bronnen waar iedere rapportage op is gebaseerd. Iedereen mag een eigen rapport gebruiken, zolang dezelfde KPI overal dezelfde uitkomst geeft. Lees ook: Wat is data governance?
Moeten we eerst onze brondata opschonen?
Niet alles vooraf. Leg eerst de definities vast van de KPI’s die ertoe doen, maak de verschillen zichtbaar en los de oorzaken met de meeste impact op. Opschonen zonder afgesproken definitie levert vooral nieuw werk op.
Kan Excel onderdeel blijven van het proces?
Ja, als invoer met een vaste structuur, bijvoorbeeld voor budgetten, doelstellingen of een koppeltabel. Excel als plek waar cijfers achteraf worden aangepast, hoort er niet meer bij.
Wie moet eigenaar zijn van een KPI?
Degene die er beslissingen op neemt en de definitie inhoudelijk kan verdedigen: omzet bij finance of commercie, leverbetrouwbaarheid bij operations. Eigenaarschap bij IT of het BI-team werkt in de praktijk niet, omdat zij niet over de inhoud gaan.
Over welke KPI is bij jullie de meeste discussie?
In een gesprek van een half uur zoeken we uit waar het verschil vandaan komt en wat er nodig is om het structureel op te lossen.